Wdrażanie systemu zarządzania jakością ISO 9001

Wdrażanie systemu zarządzania jakością ISO 9001

Panujące współcześnie w wielu sektorach życia gospodarczego uwarunkowania powodują, że coraz więcej firm korzysta z różnego rodzaju usług konsultingowych. Zarówno w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, jak i usługowych, niekiedy tylko profesjonalna pomoc z zewnątrz zagwarantuje im prawidłowe oraz rzetelne działanie.

Specjalistyczne wsparcie dotyczyć może różnych obszarów. Przykładowo firmy takie jak Dr Halicki i Partnerzy prowadzą szkolenia z szacowania ryzyka w wielu systemach, np. w bezpieczeństwa informacji, ochrony środowiska, BHP, zapobiegania korupcji czy też w systemie zarządzania jakością i powiązanych z nimi wymaganiami prawnymi. Szczególnie systemy zarządzania jakością oparte o normę ISO 9001 mają istotny wpływ na działanie wielu firm z różnego rodzaju branż.

Klika słów o systemie zarządzania jakością wg normy ISO 9001

System zarządzania jakością ISO 9001 stanowi podwalinę większości systemów zarządzania funkcjonujących w świecie, w tym wewnętrznego systemu kontroli. Poznanie jego istoty i zasad umożliwia organizacjom bezproblemowo wdrożyć pozostałe systemy. Stąd nie bez znaczenia jest zastosowanie właściwej metodyki wdrażania tego systemu.

Proces wdrażania ISO 9001 przewiduje ona następujące etapy:

  • audit „zerowy” u Klienta (diagnoza dotychczasowego systemu zarządzania organizacją),
  • wydanie przez najwyższe kierownictwo decyzji o ustanowieniu systemu i wyznaczeniu przedstawiciela najwyższego kierownictwa,
  • ustalenie planu wdrażania systemu,
  • szkolenie pracowników organizacji,
  • sporządzenie dokumentacji i wdrożenie jej do praktyki gospodarczej (administracyjnej),
  • przeprowadzenie auditu wewnętrznego w Organizacji przez auditorów wewnętrznych,
  • przeprowadzenie przeglądu zarządzania przez najwyższe kierownictwo organizacji,
  • przeprowadzenie auditu certyfikującego przez niezależną jednostkę certyfikująca.

Uzyskanie przez organizację certyfikatu na zgodność z jakimkolwiek wymaganiem systemu zarządzania nie kończy więzi z naszymi Klientami. Opiekujemy się nimi nadal, udoskonalając systemy zarządzania jakością oraz świadcząc różne usługi po rozsądnych cenach.

Na czym polega wdrażanie ISO 9001?

System kryjący się pod nazwą – zarządzania jakością wg normy EN ISO 9001:2015, stanowi podstawę dla niemal wszystkich systemów zarządzania, jakie aktualnie są używane na świecie, w tym np. dla ISO 14001 czy ISO 13485. Jeśli zatem jakaś organizacja pragnie korzystać na przykład z wewnętrznego systemu kontroli, to poznanie reguł, na jakich się on opiera bez znajomości normy ISO 9001 nie jest możliwe.

Aby poznanie to przebiegało skutecznie oraz przyniosło zamierzone cele, realizowane musi być ono w oparciu o stosowną metodykę. Na czym ona polega?

Przede wszystkim, konieczne jest należyte rozplanowanie poszczególnych etapów wdrażania systemu zarządzania jakością ISO 9001. Na początku analizuje się dotychczas stosowany system zarządzania i wyciąga z tego stosowne wnioski. Następnie podejmuje się decyzję co do ustanowienia nowego systemu oraz określa się plan mający na celu jego wdrażanie.

Po przeprowadzaniu niezbędnych formalności jest czas na specjalne szkolenia dla pracowników danej organizacji. Kolejny etap, który obejmuje wdrażanie ISO 9001, polega na wprowadzeniu sporządzonej po szkoleniach dokumentacji do praktyki gospodarczej danej organizacji. Efekty tego wdrażania określa audyt wewnętrzny. Po pewnym czasie, przez uprawnioną – niezależną jednostkę, realizowany jest audyt certyfikujący. Po jego przeprowadzaniu firma otrzymuje certyfikat zgodności z wymaganiami systemu zarządzania.

Wdrażanie systemu zarządzania jakością powinno odbywać się z udziałem wykwalifikowanego konsultanta, posiadającego odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie. Pozwala to uniknąć błędów, które popełniane na wczesnym etapie projektowania, często są zauważalne dopiero pod koniec procesu wdrażania.

System zarządzania jakością ISO 9001 – zalety

Przesłanek wskazujących na celowość, konieczność i niezbędność wdrażania systemów zarządzania jakością jest bardzo wiele. Do najważniejszych, potwierdzonych przez praktykę gospodarczą, można zaliczyć:

  1. zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku poprzez:
    • zapewnienie wymaganego, w tym prawnego, poziomu jakościowego wyrobów oraz świadczonych usług,
    • wzrost podaży z tytułu rosnącego popytu ze strony klientów spowodowanego zadowoleniem z jakości wyrobów oraz usług przez nich nabywanych,
    • obniżki kosztów całkowitych produkcji wyrobów nie spełniających wymagań (koszty „złych wyrobów”) z tytułu stosowania narzędzi statystycznego sterowania procesem produkcji oraz świadczenia usług.
  2. uregulowanie zakresów uprawnień, odpowiedzialności oraz struktury organizacyjnej z uwzględnieniem wymagań funkcjonalnych,
  3. możliwość aplikacji systemów „job rotation” oraz implemetacji i regulacji kontroli procesów opartych o samokontrolę.

Wdrożenie systemu zarządzania jakością wg normy EN ISO 9001:2015 pozwoli nie tylko uregulować zasady na których opierać ma się struktura organizacyjna danej firmy, ale także po sprecyzowaniu zakresu obowiązków i uprawnień poszczególnych pracowników i działów, pozwoli uzyskać istotną przewagę konkurencyjną w branży, w jakiej działa. Gwarantowanie wymaganego i prawnego poziomu jakościowego oferowanych towarów oraz realizowanych usług wpływa bez wątpienia na wzrost podaży. Klienci są bardziej zadowoleni z jakości towarów oraz świadczeń, jakie nabywają – co wpływa na zwiększony popyt wyrobów oraz usług. Z kolei poprzez wykorzystywanie takich rozwiązań, jak statystyczne sterowanie procesem produkcji i świadczenia usług, można obniżyć koszty całkowite produkcji towarów, które nie spełniają określonych wymagań.

Inną korzyścią, jaką daje wdrożenie systemów jakości jest, między innymi, umożliwienie rozwoju pracowników danej organizacji. Na przykład poprzez metodę „job rotation” (rotacja stanowisk), pracownicy są oddelegowywani do innych zadań, często wymagających nowych umiejętności. W ten prosty sposób systemy zarządzania jakością poszerzają ich kwalifikacje oraz pozwalają zdobyć nowe doświadczenia.